Warum können die meisten Unternehmen mit agilen Köpfen noch immer nichts anfangen?

Zauberwort „Agilität“

Mit herkömmlichen Strukturen und Methoden lassen sich die Herausforderungen der fortschreitenden Digitalisierung nicht mehr bewältigen. Das Zauberwort heißt „Agilität“. Um im verschärften Wettbewerb bestehen zu können, brauchen die Unternehmen einen fundamentalen Wandel der Organisationsstrukturen mit selbstverantwortlichen Mitarbeitern und autonomen Teams. An die Stelle klassischer Hierarchien treten flexible Selbstorganisationen, bei denen ein Arbeiten in autonomen Teams im Mittelpunkt steht.

Was heißt das genau? Schnell, flexibel und wendig – so lässt sich das Wort „agil“ am besten beschreiben. Doch beim „agilen Arbeiten“ geht es nicht allein um Geschwindigkeit. Jeder einzelne Mitarbeiter erhält wesentlich mehr Freiheit und Eigenverantwortung als bisher. Obwohl sich Mitarbeiter jedoch grundsätzlich mehr Verantwortung wünschen, haben letztlich viele dann doch oft Angst vor Veränderung und vor etwas Neuem.

Agiles Arbeiten erfordert insbesondere ein Umdenken in den Köpfen aller Beteiligten. Die Aufgaben von Führungskräften und die Ansprüche an sie ändern sich, soziale Kompetenz, Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft sind gefragter denn je.

Der wichtigste Punkt für Führungskräfte ist jedoch, wirklich Vertrauen in die Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten zu haben. Führungskräfte müssen lernen, mit ihrem scheinbaren Verlust an Macht umzugehen und statt der Rolle des Entscheiders die Rolle des Moderators einzunehmen.

Agiles Mindset

„Mindset“ ist einer dieser englischen Begriffe, die vielfältig übersetzt werden können: Denkweise, Einstellung, Gesinnung, Haltung, Lebensphilosophie, Mentalität, Orientierung, Weltanschauung. Unsere Einstellung zu bestimmten Themen, wie wir denken, fühlen und handeln, ist geprägt von unseren gemachten Erfahrungen: positive, die uns in bestimmten Bereichen ermutigen und bestärken, und ebenso negative, die dazu führen können, dass wir uns bestimmte Dinge nicht zutrauen. Ein Mindset arbeitet also vor dem Hintergrund unserer Prägungen wie ein Filter, der bestimmt, wie wir unsere Umgebung, aber vor allem unsere eigenen Möglichkeiten wahrnehmen.

Der Motivationspsychologin Carol Dweck zufolge gibt es zwei Formen von Mindsets, das „Growth Mindset“ und das „Fixed Mindset“. Diejenigen, die eher in die letztere Kategorie gehören, neigen dazu, bestimmte Fähigkeiten als angeboren zu beurteilen. Wenn sie an einer Aufgabe scheitern, so führen sie das darauf zurück, dass ihnen bestimmte Begabungen offenbar fehlen. Solche hingegen, die in die erste Kategorie fallen, sind der festen Überzeugung, dass sie alles erreichen können, solange sie genügend Einsatz bringen, trainieren oder lernen. Sie strengen sich häufiger an, trotz Niederlagen voranzukommen. Ihre Frustrationstoleranz ist höher. Menschen mit dieser Einstellung sind der Überzeugung, dass jeder besser werden kann, wenn er daran arbeitet.

Was man also unmittelbar beeinflussen kann, ist die persönliche Agilität. Sie zeichnet sich aus durch „meine“ Beziehung zum Kunden, „meine“ Beziehung zu „meinem Team“ und „mich“ selbst und „meine“ persönliche Entwicklung. Persönliche Agilität erfordert dabei meist ein „Growth Mindset“. Zum Glück ist – nach Carol Dweck – auch die Einteilung der Menschen in „Fixed“ vs. „Growth“ nicht etwa „fixed“, sondern kann beeinflusst werden. Trainer und Coaches können andere darin unterstützen selbst ein agiles Mindset zu entwickeln.

Agile Organisation

Im Zusammenhang mit Agilität geht es immer um Kunden und Teams. Eine Organisation wird erst dann agil sein, wenn alle sich auf gemeinsame Werte und Prinzipien verständigen und diese einhalten. Eine Haltung ist jedoch vor allem eine sehr persönliche Sache. Im Dreieck „Kunde – Team – ich selbst“ kann es dabei zu Interessenskonflikten kommen. Wenn das Team zu sehr unter Projekt- und Zeitdruck steht, wird die Zusammenarbeit und letztendlich auch die Produktivität und die Qualität der Ergebnisse darunter leiden. Wenn das Team an wunderschönen Lösungen feilt und kein Auge auf die Vermarktbarkeit legt, ist das geschäftsgefährdend. Wenn jemand auf Dauer seine persönlichen Interessen hinter den Team-Interessen zurückstellt, wird er unzufrieden. Hier ist es an den Führungskräften, einen konstruktiven Ausgleich zu schaffen.

Agile Bewerber

Auch bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter müssen Unternehmen verstärkt auf ein „agiles Mindset“ zu achten. Doch das ist leichter gesagt als getan. Wie lässt sich dies bei Kandidaten überhaupt erkennen? Bei der Rekrutierung von Kandidaten können Checklisten helfen, die die Einstellungen zu den drei o.g. Dimensionen abprüfen. Hier ein paar Beispiele von Statements, deren Ausprägung dann anhand einer Skala bewertet werden. Auch kann man die Statements zueinander noch (je nach Aufgabe und Position) gewichten und letztlich daraus einen „Agilitäts-Index“ oder „Agilitäts-Indikator“ entwickeln“.

Beziehung zu Kunden

  • Die Beziehung zu meinen Kunden ist mir wichtig.
  • Ich pflege regelmäßigen persönlichen Kontakt zu meinen Kunden.
  • Ich bemühe mich um eine offene, respektvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit.
  • Ich versetze mich in die Lage meiner Kunden. Ich verstehe ihre Bedürfnisse und was für sie wichtig ist.
  • Ich suche das Feedback meiner Kunden und nehme es ernst.
  • Ich passe meine Vorschläge, Lösungen etc. an die Bedürfnisse meiner Kunden an, auch wenn dies meinen eigenen Vorstellungen widerspricht.

Beziehung zum Team

  • Ich bin überzeugt, dass die besten Ideen und Lösungen für komplexe Probleme und die besten Entscheidungen für unvorhersehbare Situationen von Teams erzeugt werden, die unterschiedliche Persönlichkeiten und funktionsübergreifende Expertisen umfassen und sich selbst organisieren.
  • Ich spreche offen über meine Schwächen, Probleme und Fehler. Ich helfe wo ich kann und nehme Hilfe an.
  • Ich stehe zu den Team-Entscheidungen, auch wenn sie meine eigene Meinung nicht komplett widerspiegeln.
  • Ich übernehme Verantwortung für das Team-Ergebnis und leiste meinen Beitrag dazu.
  • Ich fordere dieses Verhalten auch von meinen Team-Mitgliedern aktiv ein.
  • Ich arbeite mit meinem Team daran, Zusammenarbeit und Selbstorganisation im Rahmen unseres Handlungsspielraums ständig zu verbessern.

Ich selbst

  • Ich bin ein Anhänger der Theorie, dass Menschen sind von Natur aus leistungsbereit und von innen heraus motiviert sind, Verantwortung zu übernehmen, Eigeninitiative zu zeigen und Kreativität zu entwickeln.
  • Ich interessiere mich für unterschiedliche Sichtweisen.
  • Ich kommuniziere aktiv und höre gut zu.
  • Ich nehme Veränderungen, Herausforderungen und Risiken an als Möglichkeit zur Weiterentwicklung.
  • Ich lerne aus meinen Fehlern.
  • Ich bin bereit, Verantwortung zu übernehmen und als „Servant Leader“ zu agieren.

Fazit

Unternehmen, die es versäumen, hier tätig zu werden und Mitarbeiter, aber vor allem Führungskräfte in der Ausbildung und Weiterentwicklung ihres agilen Mindsets zu fördern, werden auch massive Probleme bei der Innovationskraft und bei der Produktentwicklung bekommen.

Wir helfen Kandidaten dabei ihr „Agiles Mindset“ zu finden und zu definieren und unterstützen Unternehmen darin die richtigen Weichen zu stellen.

Warum interessieren sich die meisten Unternehmen nur für die für die Arbeitskraft, aber nicht für den Menschen?

Das fachliche Anforderungsprofil über allem!

Es war einmal … die folgende Geschichte ist ein Märchen und frei erfunden … 🙂

Herr Müller geht. Man sucht einen Nachfolger (Anm: m/w/d). Chef (m/w/d) „Machen Sie mal schnell eine Tätigkeitsbeschreibung und schreiben Sie die Stelle aus!“

So oder ähnlich läuft es (fast) immer. Schnell werden die Hauptaufgaben zusammengetragen – am besten zusammen mit dem Stelleninhaber; vielleicht gibt es sogar eine Stellenbeschreibung. Dann haben wir ja gar keine Arbeit. Geht ruck-zuck!

Man nehme also dann die Vorlage für die Stellenausschreibung, diese leicht angepasst und aktualisiert – die Hauptaufgaben rein… – wo haben wir das letzte Mal ausgeschrieben? Ok – machen wir wieder so – ist am wenigsten Arbeit.

Und los geht der Rekrutierungs-Prozess. Wenn man Glück hat, trudeln tatsächlich bald die ersten Bewerbungen ein. Jetzt gilt es also auszuwählen. Der Chef will ja nur 3-4 Bewerbungen sehen. Also müssen wir natürlich vorselektieren. Naja – wir haben ja unsere Checklisten. Damit haben wir immer gute Erfahrungen gemacht und stets schnell jemand passenden auswählen können.

Der Haken ist nur: keiner ist lange geblieben. Obwohl doch fachlich alles gepasst hat. Und wir zahlen doch auch gut! Meistens besser als die Konkurrenz. Keiner versteht das – zumindest der Chef nicht. Naja – wirklich gut konnten die auch nicht miteinander. Aber fachlich hat es wirklich gepasst! Wenn wir ehrlich sind: so richtig eingefügt hatten sich die Neuen auch nicht. Waren bei kaum einer Betriebsfeier – außerdem waren sie nach der Arbeit immer gleich weg – die meisten anderen aus der Abteilung gingen da noch zum Sport oder in die Kneipe. Und der Chef hat meistens bezahlt!

Waren schon irgendwie komisch… obwohl … fachlich waren sie alle gut!

Hm – so richtig viel wussten wir „Alten“ eigentlich nie über die “Neuen“. Die haben auch meistens nicht so viel von sich aus erzählt. Wie soll man denn da was wissen. Und komische Anschauungen hatten die zum Teil auch – über Politik und so – naja von mir aus – man arbeitet ja nur zusammen.…

Wie soll man das denn auch vorher wissen!

Vorher kann man ja nie sagen ob es dann menschlich passt! Es gibt schon eigenartige Typen. Und oft machen die den Job richtig gut. Aber man wird nicht warm mit denen. Und die nicht mit uns – mit den anderen in der Abteilung. Wo doch sonst alle schon solange da sind. Aber die Neuen gehen (fast) alle schnell wieder. Wenn man doch vorher sagen könnte wie sich das entwickelt! Kann man aber leider ja nicht – man kann in einen Menschen ja nicht hineinschauen! Man kann zwar checken was der weiß und kann, aber sonst …

Obwohl – vielleicht sollten wir die Neuen man VORHER mit zum Sport oder in die Kneipe nehmen? Oder zur Betriebsfeier einladen? Naja – der Chef muss dann aber auch dabei sein. Und dann vielleicht ein „Schnuppertag“, wenn alle da sind?

Vielleicht sollten wir auch unsere Fragen im Vorstellungsgespräch mal überdenken? Eigentlich fragen wir immer nur Fachliches ab – Stationen, Erfahrungen, Kenntnisse, Fähigkeiten und so weiter halt. Aber man kann ja schlecht fragen was jemand gerne isst oder trinkt oder welchen Sport jemand macht? Oder kann man doch?

Haben wir uns eigentlich wirklich mal für den Menschen interessiert so von Kollege zu Kollegen? Offen gestanden haben wir immer nur darauf geschaut, dass sie ihren Job anständig machen. Das ist doch auch das Wichtigste – oder? 

Neulich habe ich sogar gelesen, dass es Persönlichkeitsanalysen gibt, mit denen man herausfinden kann wie gut man zueinander passt und wie man am besten mit einander um geht und kommuniziert. Sachen gibt es …

Onboarding: Hol- oder Bringschuld?

Schneller im JOB: Motivation stärken und Einarbeitungsgeschwindigkeit erhöhen

Was heisst: Onboarding?

„Onboarding“ ist ein Begriff aus dem Personalmanagement und bezeichnet das begleitete und betreute „an Bord nehmen“ eines neuen Mitarbeiters während der ersten Monate. Es zielt auf eine positiv verlaufende Eingliederung in das Unternehmen. Hieraus einen strukturierten, durchdachten Prozess zu machen, wird im Zuge von Digitalisierung, Globalisierung und Modernisierung der Arbeitswelt zunehmend wichtiger, da Arbeitszeitmodelle, Einsatzorte und Teamzugehörigkeit immer flexibler werden. Hochqualifizierte Kräfte sind zu wichtig, zu wertvoll und zu teuer, um sie durch eine dilettantische Einarbeitung und Eingewöhnung wieder zu verlieren.

Schon während des Bewerbungsprozesses bekommt der zukünftige neue Mitarbeiter ein Bild von seinem potenziellen Arbeitgeber. Eine positive „Candidate Experience“ – man könnte auch sagen „positive Kandidatenerfahrung“ – vom Erstkontakt bis zur Anstellung, hinterlässt einen guten ersten Eindruck des Unternehmens bei dem „Neuen“.

Ein professionelles Onboarding ist dann die ideale Gelegenheit, diesen positiven Eindruck zu bestätigen und zu verstärken. Viele Mitarbeiter entscheiden schon beim ersten Eindruck, ob ihnen der neue Job gefallen wird. Ein sauber ausgestaltetes Onboarding erhöht die Chance, einen Mitarbeiter auch langfristig im Unternehmen zu halten.

Die Vorteile:

– Neue Mitarbeiter fühlen sich von Anfang an wohl und geschätzt
– Neuankömmlinge werden schneller produktiv
– Kollegen und Vorgesetzte wissen genau, was zu tun ist

Damit das Onboarding reibungslos funktioniert und auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten ist, ist es wichtig, dass die Personalabteilung diese Prozesse klar definiert und konsequent verfolgt. Dabei spielen auch „emotionale Kleinigkeiten“ eine große Rolle. Beispielsweise macht ein kleiner „Goodie-Bag“ mit nützlichen Arbeitsutensilien einen ersten guten Eindruck. Man kann z.B. auf einen originellen USB-Stick mit Firmenlogo wichtige Daten hinterlegen, die beim Einstieg helfen, auch Anleitungen, ein Handbuch, oder sonstige Dokumente zur Einführung sind hilfreich und demonstrieren das große Interesse seitens des Arbeitgebers, dass der neue Mitarbeiter sich sofort wohlfühlt.

Das entsprechende Team muss rechtzeitig informiert sein. Am ersten Tag sollten Arbeitsplatz, Rechner und ein Einarbeitungsprogramm vorbereitet sein. Eine Tour durchs Unternehmen ist der Klassiker – oft fällt diese aber zu kurz und ungeplant „hastig“ aus. Zeit für persönliche Vorstellungen muss vorhanden sein – sie sind die Basis für spätere Netzwerke im Unternehmen.

Mit Namensschildern an den Schreibtischen lässt sich die Vorstellung vereinfachen: Jeder ist zu Beginn überfordert, wenn er mit zig neuen Namen konfrontiert wird. Je leichter solche Kleinigkeiten gemacht werden, desto sicherer fühlt sich ein neuer Mitarbeiter in der Kommunikation mit dem Team.

Das Eingliedern von Neuankömmlingen gehört zum Aufgabenbereich aller Mitarbeiter. Es ist wichtig, dies auch zu kommunizieren und in der Unternehmenskultur zu verankern. Onboarding ist Teamarbeit. Dennoch ist ein vertrauter Ansprechpartner – zum Beispiel ein erfahrener Kollege – als „Pate“ sehr wichtig.

Kommunikation ist essentiell. Gespräche der verantwortlichen Führungskraft mit dem neuen Mitarbeiter helfen, den Fortschritt bei der Einarbeitung zu kontrollieren. Die Gespräche sollten vorher angekündigt und festgelegt werden und mit einer gewissen einer Regelmäßigkeit stattfinden.

Onboarding bei Führungskräften

Im Prinzip gilt für Führungskräfte exakt das Gleiche. Allerdings kann man hier erwarten, dass sie sich aktiver in den Prozess mit einbringen und diesen mitgestalten – je länger sie im Unternehmen sind, desto mehr.

Ein paar goldene Regeln hierzu:

  • Vor dem Start: beschaffen Sie sich jegliche relevante Information zu Unternehmen und Team, die Sie vorab bekommen können und erstellen Sie für sich selbst einen 90-Tage-Plan, den Sie dann sukzessive anpassen, je nachdem was Sie „gelernt“ haben.
  • Monat 1: Klären Sie die gegenseitigen Erwartungen mit Ihrem Vorgesetzten, fangen Sie frühzeitig an ein Netzwerk zu knüpfen, sammeln Sie weiter alle relevanten Informationen und machen Sie sich Gedanken zu „Quick Wins“.
  • Monat 2: Bauen Sie Beziehungen auf, identifizieren Sie „Top-Talente“ in Ihrem Team, saugen Sie die Unternehmenskultur auf und beginnen Sie mir ersten Gedanken zu einer persönlichen Strategie.
  • Monat 3: Erstellen Sie Hypothesen und testen diese, eruieren Sie die Erwartungen der Key Stakeholder, beginnen Sie erste Entscheidungen zu treffen und fangen Sie an das Team nach Ihren Vorstellungen zu formen.
  • Monate 4-6: Implementieren Sie klare Feedback-Prozesse, machen Sie sich Gedanken zu Effektivitäts- und/oder Qualitätssteigerungen und beginnen Sie Ihren Businessplan zu kommunizieren und umzusetzen.